Na era digital de hoje, organizar um evento virtual tornou-se uma forma cada vez mais popular de se conectar com o público, compartilhar conhecimento e construir uma comunidade, tudo sem as restrições do espaço físico. Esteja você organizando uma conferência, workshop ou encontro casual, a transição para um formato online oferece oportunidades únicas de envolvimento e acessibilidade. Com o planejamento e a execução corretos, seu evento virtual pode ser tão impactante – se não mais – do que seu evento presencial.
Os eventos online foram avaliados em quase US$ 78 bilhões em 2019, mas dispararam para 94 bilhões em 2020. Agora, esse crescimento está previsto para aumentar em mais de 23% anualmente até 2028, quando ultrapassará os 500 mil milhões de dólares. Em vez de frequentar espaços lotados com milhares de pessoas, os indivíduos estão se conectando pela Internet, encontrando-se com amigos, familiares, colegas e estranhos por meio de tudo, desde mensagens diretas, bate-papo em grupo e reuniões Zoom até webinars e grandes extravagâncias virtuais.
O que significa evento virtual?
Um evento virtual é qualquer evento realizado online, incluindo qualquer coisa, desde um webinar somente para convidados ou transmissão ao vivo com acesso público até um AMA ou sessão de tweet ao vivo. Se duas ou mais pessoas se conectarem através de um meio online, isso poderá ser considerado um evento virtual. Outros exemplos de evento virtual ou online incluem aulas de ginástica sob demanda, reuniões por videoconferência e concertos transmitidos online. Até mesmo o lendário Consumer Electronics Show anual foi totalmente on-line em 2021.
Hospedagem de eventos presenciais vs. Hospedagem de eventos virtuais
Antes dos encerramentos relacionados com a pandemia, muitas empresas e profissionais de marketing duvidavam que os eventos virtuais pudessem ter tanto sucesso como os eventos ao vivo. Por necessidade, descobriram rapidamente que os eventos online podem atingir os mesmos níveis de envolvimento e sucesso. As pessoas podem ser contatadas sentadas em frente à tela do computador, e um evento presencial pode ser substituído por eventos virtuais. No entanto, isso não significa que os dois sejam semelhantes em termos de planejamento e execução.
Um evento presencial pode incluir uma variedade de recursos, como atividades, palestrantes e demonstrações. Os participantes presenciais estão lá para testemunhar as festividades. Um evento virtual, por outro lado, tem tudo a ver com conteúdo. Mesmo que o conteúdo recebido pelos participantes virtuais consista em palestrantes e demonstrações, é a gravação e apresentação desse conteúdo que irá envolvê-los.
Planejar um evento presencial é diferente de organizar um evento virtual. Em vez de se concentrar em uma instalação para hospedar seus participantes, por exemplo, os planejadores de eventos virtuais devem escolher a melhor plataforma para hospedar seu evento online.
As pessoas não querem participar de um evento virtual para ficarem entediadas com os palestrantes falando sem parar… até mesmo sobre um tópico de interesse. Ao planejar sua conferência virtual, certifique-se de planejar o envolvimento dos participantes. Certifique-se de incluir atividades que envolvam a participação deles, seja uma sessão de perguntas e respostas, enquetes, questionários ou jogos.
Como hospedar um evento virtual em 15 etapas
Quer hospedar um evento virtual de sucesso? Confira as 15 etapas a seguir para dicas de planejamento de eventos que o ajudarão a planejar e executar um evento virtual que atraia, envolva e inspire os participantes online em um ambiente virtual.
Conheça o seu público
Você envolveria uma sala de associados de negócios aposentados da mesma forma que interagiria com um grupo de alunos da quarta série? Assim como você identificaria seu público para um evento ao vivo, você deve conhecê-lo antes de determinar qualquer ideia para um evento virtual. O que envolverá seu mercado-alvo? Quais são os seus interesses? Com qual plataforma eles estarão mais familiarizados?
Definir metas de evento
Que objetivos você espera alcançar com seu evento virtual? É vital definir metas para o evento antes de planejar atividades e conteúdo. Você espera informar ou persuadir seu público? Você está interessado em divulgar uma marca ou conceito para os participantes do evento ou espera agregar valor ao seu público para alguma outra finalidade?
Sem definir metas para o evento, você não será capaz de medir o sucesso do evento com a mesma eficácia. As metas de um evento virtual devem ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunas. Esses objetivos podem incluir:
- Atrair e reter clientes
- Aumente o envolvimento dos participantes com uma marca
- Eduque os participantes sobre um tópico oportuno
- Aumentar a receita
- Teste um produto ou plataforma entre os participantes
Escolha sua plataforma de hospedagem
Em um mercado tão florescente, outra plataforma de eventos virtuais é lançada a cada dia. Como você deseja hospedar seu evento virtual? Pequenos eventos virtuais podem ser hospedados com uma ferramenta de videoconferência como Zoom ou Microsoft Teams, enquanto grandes extravagâncias online acontecem em plataformas como Eventcube, Bizzabo, Intrado e Filo.
Até mesmo plataformas de mídia social como Instagram Live e Facebook Live são recursos populares para hospedar um evento virtual. Muitos planejadores de eventos optarão por hospedar suas conferências virtuais em mais de uma plataforma para se prepararem para quaisquer erros técnicos possíveis, mas indesejáveis.
Adquira a tecnologia certa
Um evento virtual não pode acontecer sem tecnologia. Sem, no mínimo, computadores e dispositivos móveis, ninguém poderia transmitir ou participar. Um evento virtual verdadeiramente bem-sucedido, entretanto, requer mais do que ferramentas de videoconferência. Considere adquirir a seguinte tecnologia ao planejar seu evento virtual:
- Site do evento para promoção e inscrição
- Aplicativo móvel com guia de eventos
- Webcams de alta resolução
- Microfones omnidirecionais
- Software para webinar
- Software de design de apresentação
- Cabos de alimentação, baterias e outras tecnologias de suporte sobressalentes
Planeje a data e a hora com cuidado
Quando você hospedará seu evento virtual? Quais datas seriam mais adequadas para participantes e participantes? Quais horários seriam melhores, considerando os vários fusos horários nos quais os participantes do evento ao vivo podem ser encontrados?
Planejar cuidadosamente a data e a hora de um evento virtual pode ser um desafio, por exemplo, durante a transmissão ao vivo para um público global. As pessoas comparecerão em uma parte do mundo às 3 da manhã só para ver o que alguém ao redor do mundo assiste às 17h? E quanto aos horários em que os alto-falantes estão disponíveis? Certifique-se de começar a coordenar datas e horários com bastante antecedência de agendar o evento.
Divulgue seu evento
O que poderia ser pior do que planejar cuidadosa e meticulosamente um evento virtual para que praticamente ninguém compareça? O marketing do seu evento virtual é fundamental para o seu sucesso. Como os participantes utilizarão tecnologia para participar do seu evento, só faz sentido usar ferramentas semelhantes para envolvê-los e atrair sua atenção.
Divulgue seu evento com participantes virtuais enviando convites e lembretes por e-mail, e estabeleça um site com uma landing page para promover a conferência virtual. Inclua um link para a página nos convites enviados por e-mail. Certifique-se de entrar em contato regularmente com comunidades e grupos relevantes por meio da mídia social, incluindo também links para a página de destino. Adicionar um blog ao site do evento oferece a oportunidade de atualizar as informações conforme a data se aproxima e otimizar o conteúdo para uma melhor classificação na pesquisa.
Planeje a agenda em detalhes
A última coisa que você deseja em qualquer evento é que os participantes esperem sem rumo por longos períodos de tempo, imaginando o que acontecerá a seguir ou esperando que uma programação desorganizada prossiga. Em um ambiente de evento virtual, é provável que eles simplesmente façam logoff e não retornem. Certifique-se de desenvolver uma agenda clara para palestrantes e outros participantes do evento, incluindo não apenas os horários de início programados, mas também os prazos em que suas apresentações ocorrerão.
Prepare seus participantes
Não presuma que todo o seu público possui o mesmo conhecimento tecnológico, especialmente com tantas novas plataformas de eventos virtuais surgindo todos os dias. Antes do evento, crie um guia do participante com instruções fáceis de usar detalhando como acessar e navegar na plataforma. Certifique-se de seguir as etapas de solução de problemas que possam surgir, incluindo os inevitáveis erros do usuário. Se possível, reserve um momento para orientar os participantes nos conceitos básicos de plataformas menos conhecidas no início do evento online.
Informe seus palestrantes
Tenha cuidado ao escolher os palestrantes para o seu evento virtual. Só porque alguém é especialista ou escreveu sobre um tópico, isso não significa que sua experiência se traduzirá em envolvimento do público. Certifique-se de que seus palestrantes conheçam seus objetivos para o evento virtual e que entendam para qual público irão falar. Certifique-se também de que seus palestrantes entendam completamente qual tecnologia você usará para gravá-los e por meio de qual plataforma eles serão transmitidos.
Organize um evento incrível
É o dia do seu evento virtual. Certifique-se de estar organizado e preparado. Tenha sua tecnologia pronta com antecedência e certifique-se de que você e seus palestrantes estejam preparados para seguir sua agenda cuidadosamente planejada. Lembre-se de que é mais provável que seu público se divirta se você e sua equipe também estiverem se divertindo na conferência virtual.
Informe sua equipe
Após a conclusão do seu evento virtual, reserve um tempo para se reunir com sua equipe. Discutiu os destaques do evento e quaisquer obstáculos encontrados. Como os desafios foram superados e o que poderia ter sido melhor gerenciado? Que mudanças teriam ajudado o evento a ser um sucesso ainda maior? Este debriefing ajudará a planejar eventos virtuais ainda mais bem-sucedidos no futuro. Da mesma forma, você também deve procurar ideias de eventos de equipe virtual para formação de equipe.
Maximize o envolvimento dos participantes após o evento
Continue a envolver os participantes após a conclusão do seu evento virtual. Usando canais de mídia social, comece a incentivar conversas sobre os palestrantes do seu evento. Essa conversa ajudará a desenvolver o reconhecimento da sua marca e pode se transformar em marketing contínuo que levará à sua próxima atividade online. Além disso, certifique-se de enviar um e-mail aos participantes, bem como àqueles que enviaram arrependimentos, com um link para assistir ao webinar quando desejarem.
Peça feedback
O que os participantes gostaram no seu evento? Como os participantes se sentiram em relação aos palestrantes e qual foi a experiência dos participantes? Entre em contato com eles para obter feedback sobre o que gostaram e o que gostariam de ver mudado na próxima vez. Ainda não é cedo para gerar entusiasmo para o seu próximo evento online e sempre há espaço para melhorias. Ao mesmo tempo, nem todos os participantes serão o público-alvo certo, e o feedback deles também o ajudará a melhorar seus esforços de marketing futuros.
Avalie o sucesso do evento
Certifique-se de coletar e analisar os dados disponíveis sobre o seu evento. Quantas inscrições você teve para o evento como um todo e quantas sessões individuais você teve? Quais eram os dados demográficos dos participantes? Você alcançou seu público-alvo?
Quantas pessoas abriram os e-mails que você enviou e quantas clicaram no link para a landing page do evento? Quem respondeu a uma pesquisa pós-evento e quais foram essas respostas? Você gerou algum lead do evento? Todos esses dados podem ser usados para ajudá-lo a medir o sucesso do seu evento virtual.
Repita o processo
Agora que concluiu o primeiro de muitos eventos desse tipo, você está pronto para repetir o processo e hospedar vários eventos! Quanto mais você hospedar eventos virtuais, melhor se tornará seu processo até que você se torne um profissional experiente.
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