É difícil fazer a maioria dos negócios sem algum tipo de fatura. Afinal, o proprietário de uma pequena empresa precisa receber o pagamento de seus clientes e documentar suas transações para garantir que isso aconteça. Da mesma forma, clientes e clientes precisam saber quanto estão sendo cobrados e quanto pagar. Uma fatura atinge todos esses objetivos.
O que é uma fatura?
O que é uma fatura? Uma fatura é um documento comercial que detalha os itens pelos quais o cliente deve pagar. Inclui informações como data, valor total devido e uma lista de cada item faturado junto com seu custo individual. As faturas também costumam incluir condições de pagamento e podem ser criadas e enviadas em formato eletrônico ou impresso.
Como criar uma fatura
Empreendedores inexperientes e novos proprietários de pequenas empresas podem não saber como criar uma fatura para enviar aos seus clientes. Até mesmo um empresário experiente pode querer redesenhar seu modelo de fatura. Felizmente, é fácil criar sua própria fatura simples, seja você criando uma fatura em papel, usando um modelo de fatura gratuito ou empregando um software de faturamento. O segredo é evitar erros de faturamento.
Quer saber como criar uma fatura? Confira as três maneiras principais pelas quais proprietários de pequenas empresas geram faturas para seus clientes.
Crie uma fatura em papel
Algumas pequenas empresas ainda usam um sistema de fatura em papel. Se o seu volume tornar o papel gerenciável, você poderá criar uma cópia mestre da fatura em papel e algumas centenas de cópias para preencher manualmente. Certifique-se de que sua fatura em papel inclua as mesmas informações de um modelo de fatura eletrônica.
As etapas a seguir ajudarão você a criar uma fatura em papel:
- Personalize um modelo ou crie seu próprio modelo usando o software de sua preferência. Inclua os dados da sua empresa, como nome, logotipo, endereço e número de telefone.
- Deixe espaço em seu modelo de fatura mestre para personalizar outros detalhes em cada fatura. Você precisará de espaço para informações como nome e informações de contato do cliente. Inclua espaços para detalhes pertinentes, como a data, uma lista detalhada de cobranças com descrições, o valor total devido e a data de vencimento.
- Imprima o modelo de fatura em papel e faça cópias dele. Uma empresa que opera em pequena escala pode precisar apenas de algumas cópias, enquanto outra empresa pode precisar de centenas de faturas em papel à sua disposição.
- Salve seu modelo para imprimir faturas adicionais em papel conforme necessário.
- Quando estiver pronto para faturar um cliente, preencha os espaços em branco do modelo de fatura em papel para adicionar as informações do cliente e detalhes de cobrança, incluindo a lista detalhada de cobranças e o valor total devido.
Use um modelo de fatura gratuito online
No mundo empresarial moderno, muitas empresas utilizam sistemas de faturação eletrónica. Eles preenchem suas faturas profissionais on-line e as enviam por e-mail aos clientes ou imprimem cada fatura preenchida. É simples criar uma fatura usando modelos de fatura gratuitos on-line, e você pode acessar um modelo de fatura de amostra para download de diversas fontes e em diversos formatos de modelo de fatura.
Esteja você criando uma fatura única ou planejando enviar faturas recorrentes, você pode usar os seguintes modelos de fatura gratuitos online:
- Documentos Google – Proprietários de pequenas empresas podem criar faturas profissionais em minutos com o software gratuito de processamento de texto do Google. Basta baixar qualquer um dos vários programas gratuitos modelos de fatura do Google Docs e outras plataformas online, personalize as informações, envie o documento e receba o pagamento.
- Microsoft Word – Uma variedade de modelos de fatura gratuitos estão disponíveis para Microsoft Word. Os modelos podem ser baixados da Microsoft ou de uma variedade de outras plataformas online e, em seguida, editados e personalizados usando o Word antes de serem enviados ao cliente.
- Planilhas Google – Os modelos de fatura também podem ser personalizados usando software de planilha. O Planilhas Google apresenta uma variedade de modelos de fatura gratuitosou escolha entre uma seleção ainda maior oferecida por outras plataformas online. Basta escolher o design que você mais gosta, escolher a opção de edição e adicionar seus detalhes personalizados.
- Excel – Microsoft oferece gratuitamente modelos de fatura para uso com Excel também. Em vez de personalizar um documento de processamento de texto, os usuários editam os detalhes da fatura usando o software de planilha da empresa. Modelos de fatura gratuitos para Excel podem ser encontrados na Microsoft ou em vários outros sites.
- Gerador de fatura on-line – Uma infinidade de gerador de fatura on-line ferramentas estão disponíveis para usuários que desejam uma maneira simples de criar uma fatura. Esses sites apresentam modelos gratuitos prontos para edição com detalhes do cliente e de faturamento. Normalmente, nenhum download é necessário e o documento personalizado pode ser impresso ou enviado por e-mail diretamente da fonte.
Use software de fatura para encontrar modelos de fatura
O software de faturamento e outros softwares de contabilidade são populares porque agilizam o processo de faturamento para pequenas empresas, ao mesmo tempo que as ajudam a criar uma fatura básica. Além dos modelos de faturamento gratuitos, o melhor software de fatura para pequenas empresas geralmente inclui uma variedade de outros recursos, incluindo opções avançadas como controle de tempo, gerenciamento de projetos e faturas recorrentes. O software de fatura popular que apresenta modelos de fatura inclui programas Zoho, Quickbooks, Freshbooks e Wave.
O que incluir em uma fatura
Esteja você criando uma fatura do zero ou personalizando um modelo de fatura gratuito, você precisará incluir informações específicas. Até mesmo o melhor software de fatura para pequenas empresas permite que você altere o que está no modelo da sua empresa. Diremos a você o que é necessário, o que é opcional e por quê. Afinal, embora alguns detalhes como nomes e valores devam aparecer em cada fatura, outras informações podem ser opcionais e variam de acordo com o tipo de negócio e serviços que oferece, bem como se se trata de uma fatura única ou múltipla.
Quer incluir todas as informações pertinentes para um ótimo modelo de fatura? Certifique-se de incluir todos os detalhes aplicáveis, e este pode ser o modelo de fatura final que você terá que criar.
Nome comercial
O nome da empresa constitui o cerne da fatura. Quem forneceu os bens ou serviços e quem o cliente precisa pagar?
Logotipo da empresa
Parte da marca da sua pequena empresa é o logotipo da empresa. Represente visualmente sua empresa em suas faturas, incluindo o logotipo de sua empresa, e seus clientes verão uma apresentação mais profissional.
Informações de contato
Certifique-se de que as faturas da sua pequena empresa incluam as informações de contato da sua empresa, incluindo endereço, número de telefone, endereço de e-mail e site da empresa.
Informações do cliente
Para quem a fatura está sendo enviada? As faturas da sua empresa também devem incluir as informações do seu cliente, incluindo, no mínimo, o nome. Faturas mais profissionais também podem incluir detalhes como endereço do cliente, endereço de e-mail e número de telefone.
Número da fatura
Sem numeração das faturas, é difícil rastreá-las e identificar quem foi cobrado, o quê e quando. Cada fatura deve incluir um número único, embora o sistema de numeração possa variar. Algumas empresas numerarão todas as faturas cronologicamente na ordem em que ocorrem, enquanto outras usarão um sistema semelhante, mas adicionarão um prefixo ou extensão que identifique cada cliente.
Data da fatura
Quando foi enviada a fatura? Várias datas podem aparecer em uma fatura, mas no mínimo toda fatura profissional deve ser datada com a hora em que a fatura foi enviada ao cliente. Certifique-se de que a fatura reflita a data em que foi enviada e não a data em que foi gerada originalmente.
Detalhes do serviço
Quais produtos ou serviços foram fornecidos ao cliente? Quanto o cliente estará pagando? Cada amostra de fatura fornecerá espaço para itens de linha com detalhes do serviço, que deverão rotular especificamente o produto ou serviço prestado.
Data do serviço
Se o serviço faturado foi prestado numa data específica diferente da data da fatura, também é apropriado listar a data do serviço junto aos detalhes do serviço.
Descrição
Algumas faturas podem exigir detalhes adicionais que descrevam o produto ou serviço fornecido. Se forem necessárias mais informações, inclua uma descrição específica do produto ou serviço na fatura abaixo dos detalhes do serviço.
Taxa de faturamento
Embora algumas faturas precisem apenas de um único total, como no caso do faturamento de um único produto ou serviço, muitas vezes é necessária uma taxa de faturamento para esclarecer o valor total devido. Por exemplo, uma pequena empresa que cobra serviços por hora desejará que suas faturas reflitam quanto foi cobrado por hora e quantas horas foram cobradas. Muitas ferramentas de modelo de fatura on-line contêm fórmulas automáticas que calcularão os totais com base nas taxas de faturamento inseridas no gerador de fatura.
Impostos e descontos
Se sua empresa deve ou não cobrar imposto sobre vendas ou outros impostos, dependerá de sua localidade e tipo de negócio. No entanto, se sua empresa for obrigada a cobrar impostos de seus clientes ou se você tiver descontos a oferecer, você desejará uma seção para detalhar essas taxas e ajustes em seu modelo básico de fatura.
Duas datas
O cliente é obrigado a pagar o saldo até uma data específica? A maioria das faturas incluirá uma data de vencimento separada da data da fatura, informando ao cliente quando ele precisa pagar. Incluir uma data de vencimento em sua fatura também envia um sinal de urgência ao cliente, ajudando o pequeno empresário a receber o pagamento com mais rapidez.
Notas
Adicionar pequenos toques pessoais às faturas pode ajudar muito a inspirar a fidelidade do cliente. Muitas pequenas empresas adicionam uma nota pessoal a cada cliente individual na parte inferior da fatura, agradecendo-lhes pelo seu negócio e fornecendo informações úteis, como onde fazer pagamentos online.
Termos e Condições de Pagamento
Sua empresa aceitará pagamento com cartão de crédito ou débito? Existem instruções de pagamento específicas? O que acontece se um pagamento atrasar? Você permite pagamentos parciais? Estas e outras perguntas semelhantes podem ser respondidas na seção de termos e condições de pagamento de uma fatura.
Crie sua própria fatura usando estas dicas
A sua pequena empresa está pronta para enviar faturas? Confira as dicas a seguir para lembrar ao criar faturas para enviar aos seus clientes:
- Mantenha sua fatura simples e fácil de entender. Use uma linguagem clara e rótulos específicos para garantir que os clientes saibam claramente quanto estão sendo solicitados a pagar.
- Esclareça suas condições de pagamento. Se você espera receber o pagamento em 30 dias, certifique-se de especificar isso em sua fatura. Descreva outros detalhes de pagamento, como se pagamentos parciais são permitidos e se você aceita cartões de crédito.
- Faturar prontamente. Provavelmente, quanto mais rápido você enviar sua fatura ao cliente, mais rápido você será pago. Desde que você tenha entregue os bens ou serviços faturados, não é cedo demais para enviá-los.
- Aceite vários métodos de pagamento. Nem todos os clientes pagarão pelo mesmo método. A aceitação de métodos de pagamento flexíveis, incluindo opções como dinheiro, cheque, cartão de crédito ou débito, Paypal e outras opções eletrônicas, tornará mais fácil para os clientes pagarem prontamente.
- Envie lembretes. Pode parecer um incômodo enviar lembretes de pagamento aos clientes depois de você entregar seus produtos ou serviços com sucesso, mas considere fazê-lo para seu próprio benefício. Afinal, é uma tarefa que vale a pena se você for pago mais cedo.
Imagem: Depositphotos